こんにちは。相葉光輝です。

朝、やることを書き出した。今日は進めようと思ったのに、夕方になると、できなかったことばかりが目につく。

そんな日が続いていませんか。

以前、タスク管理について書いたとき、僕が大事にしたのは「詰めすぎないこと」でした。月、週、一日の段取りを立てる。そのうえで、全部を予定に押し込まず、やらないことも選ぶんです。

終わらなかった予定を、そのまま明日へ足していないか

やることが残るたびに、翌日の予定へ移す。そこへ、新しい仕事も入ってくる。これでは、毎日の予定表が少しずつ重くなります。

段取りを立てるときには、何をやるかと一緒に、どこまでなら取り組めるかも見てみてください。

会議や移動、すでに決まっている対応を入れると、自由に使える時間はどのくらいあるでしょうか。作業そのものだけでなく、準備や確認にも時間がかかります。

空欄があるからと、すぐ別の予定で埋めないこと。思ったより時間がかかったときに戻れる余白を残します。

まず、守る約束と見直せる予定を分ける

やることを減らすといっても、相手と交わした約束を黙ってやめるわけではありません。

今ある予定を、次の三つに分けてみましょう。

• 相手と日時や内容を約束していること
• 今、優先して進めたい仕事に必要なこと
• 気になって追加したが、今やる理由を説明しづらいこと

最初に見直すのは、三つ目です。新しい道具を試す、資料をもう一冊読む、すでに使えるものをさらに飾る。どれも必要な場面はあります。ただ、今日進めたいことにつながっているでしょうか。

相手との約束に変更が必要なら、先に相談する。自分で決められる予定から、減らせるものを探します。

「今日、どこまで進めたらよいか」を小さく決める

「企画を完成させる」「発信を頑張る」だけでは、終わりが見えづらいことがあります。

たとえば、企画なら「誰のどんな困りごとを手伝うかを一行書く」。発信なら「過去に聞いた質問を一つ選び、その答えの下書きを作る」。これは作業を区切る例です。

今日使える時間の中で、次につながるところまでを決める。その一つが終わってから、さらに進められるかを考えてみてください。

大きな予定をいくつも抱えたままにするより、どこまで進んだかを確かめやすくなります。

週の終わりに、持ち越しの理由を見る

終わらなかったことがあっても、その数だけで自分を評価しないでください。なぜ残ったのかを見ます。

• 見積もった時間が足りなかったのか
• 必要な情報や相手の返事を待っていたのか
• 今やる理由が弱く、手がつかなかったのか

時間が足りないなら、次は作業を小さく区切る。返事待ちなら、待っていることと自分で進められることを分ける。今の仕事に必要なければ、毎日の予定から外してもよいでしょう。

同じ予定を繰り返し書き直す前に、扱いを変えるんです。

今日の予定から、一つ減らすなら何でしょうか。その時間で、何をきちんと終えたいでしょうか。

やることを増やす前に、そこを決めてみてください。

日々の仕事そのものを整理する手順は、「仕組み化は何から始める？自分のシゴトを見直す5つの順番」も参考にしてください。

相葉光輝