こんにちは。相葉光輝です。

いい話を聞いた。忘れないように、しっかりメモも取った。ところが、あとで使おうとすると、どこに書いたか分からない。見つけても、そのとき感じた大切さが戻ってこない。

僕にも、そんな経験があります。

セミナーで聞いた話をこまめにノートへ残し、これは大切な資産だと思っていました。ところが時間がたって読み返すと、書いてあることを仕事でどう使えばいいか、自分でも分からなくなっていたんです。

そこで考えたのが、書いたものを整理し、自分の言葉に変えて使う「捨てメモ」でした。今日は、その考え方を日々の仕事で使う手順にしてお伝えします。

1．聞いたことの隣に、自分の考えを書く

会社員時代、僕は仕事ができる人のやり方をよく見ていました。印象に残っているのは、とにかくメモを取っていたことです。

当時の上司からは、記録した内容の隣に、自分がどう考えたかも書くように言われました。聞きながら考えて書くのは、簡単ではありません。それでも続けるうちに、会社の様子や仕事のつながりが見えてくる感覚がありました。

会議や相談のメモでも、書く場所を二つに分けてみてください。

• 相手が話したこと、決まったこと、まだ決まっていないこと
• それを聞いて自分が考えたこと、気になったこと、確かめたいこと

大事なのは、相手の発言と自分の解釈を混ぜないことです。「こう言っていた」と「こういう意味だと思った」は分けて残します。

たとえば、相手の「説明が長くて迷った」という言葉の隣に、「最初に手順の全体像を見せたらどうだろう」と書く。これは記入の例ですが、相手の言葉を、自分が考える材料にできます。

2．自分の仕事なら、どこで使うかを一行にする

メモを取ったあと、その中から今の仕事に関係することを一つ選びます。全部を使おうとしなくて構いません。

そして、「自分の場合は、どこを変えるだろう」と考えて、一行書き足します。

たとえば「分かりやすく説明する」だけなら、次に何をすればいいかはまだ曖昧です。「次の説明では、詳しい話の前に、相手が選ぶ順番を三つ示す」まで書くと、試す場面が見えてきます。

誰かの言葉を、そのまま覚えておくだけで終わらせない。今、自分が取り組んでいることへ置き換えてみる。ここに、メモを整理する意味があります。

3．試した結果を、同じ場所へ戻す

一行にしたことを試したら、どうだったかも残します。

1. 何を変えたか
2. 相手からどんな言葉や反応が返ってきたか
3. 次は何を変えるか

うまくいったかどうかを大きくまとめるより、実際に起きたことを短く書くほうが、あとで使いやすくなります。「説明がよくなった」ではなく、「同じ質問がもう一度出た」「この順番なら分かると言われた」と残すんです。

こうして、自分の考えと実際の反応が並ぶと、次の仕事で使える記録になります。

捨てる前に、残す必要があるものを分ける

「捨てメモ」と聞いて、メモ自体を取らなくなるのはもったいない。僕が大事にしてきたのは、書き続けることです。

同時に、何でも処分すればよいわけでもありません。お客様との約束、正式な議事録、出典を確認するための記録など、仕事上残しておく必要があるものは、使いやすい場所に保管します。

今日、前に書いたメモを一つ開いてみてください。そこに「自分の仕事で、次に何を試すか」を一行足してみる。

書いて満足するところから、使って確かめるところへ。その一行から始めましょう。

学んだことを人に渡せる形へ育てる考え方は、「学びを『人に渡せる仕事』へ変える、7つの教え」でもお伝えしています。

相葉光輝